Віртуальна організація створюється на підставі договору про спільну діяльність між кількома юридичними особами з визначенням головної організації, що виконує функції Центру ВО, або на підставі наказу керівника юридичної особи з затвердженням Положення про Центр ВО (в разі створення Центру ВО однією юридичною особою).
Віртуальна організація не може бути зареєстрована, якщо жодна з юридичних осіб, які створюють Віртуальну організацію не мають на балансі введеного в дію кластера та зареєстрованого грід-сайта.
До початку процедури реєстрації необхідно провести підготовчу роботу, а саме:
- кервник центру ВО має призначити відповідальних осіб – менеджера ВО та адміністратора ВО;
- адміністратор ВО має отримати персональний сертифікат користувача у Центрі сертифікації користувачів.
- центр ВО має розробити і опублікувати в Інтернеті веб-сайт ВО.
На веб-сайті ВО у постійному відкритому доступі має знаходитися наступна інформація:
- загальний опис ВО (мета і призначення ВО, список організацій
- учасників ВО, анотація проектів чи досліджень, які заплановано виконати за допомогою грід-технологій, список програмного забезпечення, необхідного ВО тощо);
- правила вступу та участі у ВО;
- політика безпеки ВО;
- контактні дані менеджера ВО й адміністратора ВО;
- наявні установчі документи ВО (положення чи статут, договор про спільну діяльність, договори про участь у ВО інших організацій тощо).
Веб-сайт ВО має забезпечувати прямі посилання між Інтернет- сторінками чи документами, які містять перелічену інформацію про ВО.
Для реєстрації ВО в національній грід-інфраструктурі керівник ВО подає до центру реєстрації віртуальних організацій:
1. офіційний лист з запитом на реєстрацію ВО, підписаний керівником центру ВО і завірений печаткою центру ВО. Лист має стверджувати,
що організація:
- ознайомлена з положенням про УНГ, правилами використання ресурсів УНГ, правилами і процедурою створення та реєстрації віртуальних організацій УНГ;
- бере на себе відповідальність за дотримання співробітниками центру ВО та учасниками ВО правил використання ресурсів УНГ, політики безпеки ВО, інших явних чи неявних вимог інформаційної безпеки роботи в УНГ;
- зобов’язується, згідно з діючим законодавством України, відшкодувати збитки іншим елементам УНГ, які сталися через свідомі порушення правил використання ресурсів УНГ з боку учасників ВО;
2. реєстраційну картку ВО, підписану керівником центру ВО і завірену печаткою центру ВО з наступною інформацією:
- офіційна назва та юридична адреса центру ВО;
- назва віртуальної організації (довжиною до 80 символів, має складатися тільки з маленьких латинських літер, цифр, крапок, дефісів);
- опис, що характеризує мету і тематику досліджень ВО, стисле обґрунтування необхідності використання грід- ресурсів та створення ВО;
- адреса головної сторінки веб-сайту ВО;
- пряме посилання на правила вступу та членства у ВО;
- контактні дані керівника ВО (ПІБ, адреса електронної пошти, службовий телефон, мобільний або домашній телефон);
- контактні дані менеджера ВО (ПІБ, адреса електронної пошти, службовий телефон, мобільний або домашній телефон, закріплене за адміністратором ВО ім’я користувача грід (Distinguished Name, DN));
- контактні дані адміністратора ВО (ПІБ, адреса електронної пошти, службовий телефон, мобільний або домашній телефон, закріплене за адміністратором ВО ім’я користувача грід (Distinguished Name, DN));
- адресу інтерфейсу керування служби засвідчення та керування участю в ВО, що обслуговує ВО (в разі відсутності запиту на надання ресурсів служби центром);
3. офіційний лист з запитом на надання ресурсів служби засвідчення та керування участю в ВО, підписаний керівником центру ВО і завірений печаткою центру ВО (в разі необхідності).